Funcionalidades
Tudo o que uma boa rececionista faz. Sem música de espera.
Do primeiro toque à mensagem de seguimento, a Recepteca trata a chamada do início ao fim — e deixa tudo registado nas suas ferramentas.
Chamadas recebidas
Atende todas as chamadas, de imediato
Sem toques sem resposta, sem voicemail, sem menus telefónicos. A Recepteca atende logo e percebe o que o cliente precisa, nas palavras dele.
- Atende ao primeiro toque, 24 horas por dia
- Várias chamadas em simultâneo, conforme o plano
- Modos fora de horas, fim de semana e feriados
- Filtra spam e chamadas automáticas
Regras de atendimento
- Horário de funcionamentoAtende quando a linha está ocupada
- Almoço · 13:00–14:30Atende todas as chamadas
- Depois das 19:00Atende todas as chamadas
- FeriadosAtende com horário de feriado
Marcações
Marca, remarca e cancela
A Recepteca consulta a disponibilidade real no seu calendário ou sistema de reservas e confirma durante a chamada — depois envia a confirmação por SMS ou email.
- Disponibilidade em tempo real por pessoa, sala ou serviço
- As suas regras: intervalos, durações, antecedência
- Mensagens de confirmação e lembrete
- Preenche vagas canceladas com a lista de espera
Clínica Sorriso
14:31
Olá Ana, a sua limpeza com a Dra. Silva está confirmada para qui, 8 out às 14:30. Responda C para cancelar ou R para remarcar.
Entregue
Reuniões e contactos
Agenda reuniões e qualifica contactos
A Recepteca faz as suas perguntas de qualificação, percebe com quem o cliente deve falar e marca a reunião diretamente na agenda certa.
- Perguntas de qualificação por serviço
- Distribuição rotativa ou por regras pela equipa
- Convites de calendário com o resumo da chamada
- Novos contactos criados automaticamente no CRM
Qualificação do contacto
- Tipo de espaço
- Escritórios · 3 frações
- Cidade
- Porto
- Orçamento confirmado
- Sim
- Prazo de decisão
- Este trimestre
Qualificado → reunião marcada com a Rita
Transferências e recados
Transfere chamadas e deixa recados
Quando a chamada precisa de uma pessoa, a Recepteca transfere-a com contexto. Quando não há ninguém disponível, deixa um recado claro e organizado.
- Transferências assistidas com resumo falado
- Regras por horário, assunto ou cliente VIP
- Recados por email, SMS, Slack ou WhatsApp
- Chamadas urgentes sinalizadas e escaladas
Regras de encaminhamento
- SeO cliente fala de dor ou urgênciaEntãoTransferir para a receção
- SeCliente do Dr. Rui MendesEntãoTransferir para o Rui
- SeDepois das 19:00EntãoDeixar recado → email
- SeImprensa ou parceriasEntãoRecado para a direção
Perguntas e respostas
Responde a perguntas sobre o seu negócio
Indique o seu site, tabela de preços e regras. A Recepteca responde com a sua informação — e sabe quando dizer “vou confirmar com a equipa”.
- Aprende com o seu site, documentos e FAQ
- Preços, horários, estacionamento, serviços e regras
- Nunca inventa: perguntas sem resposta viram recados
- Atualize a base de conhecimento a qualquer momento
Mais perguntado esta semana
- Têm estacionamento?48 vezes
- Trabalham com a Médis?31 vezes
- A que horas fecham ao sábado?27 vezes
- Quanto custa uma limpeza?19 vezes
CRM e POS
Sincroniza com o seu CRM, POS e calendário
Cada chamada deixa rasto nas ferramentas que já usa: contactos criados, notas registadas, marcações feitas, pedidos enviados.
- Cria e atualiza contactos no CRM
- Regista resumos e transcrições das chamadas
- Envia pedidos e reservas para o POS
- Zapier, Make, webhooks e API REST
Atividade de sincronização
- 14:31
Google Calendar
Marcação criada · qui 14:30
- 14:31
HubSpot
Contacto atualizado · Ana Ferreira
- 13:12
Vendus
Pedido take-away #1042 enviado à cozinha
- 12:47
Slack
Recado publicado em #rececao
Análise
Transcrições, gravações e análise
Veja todas as chamadas, o motivo e como terminaram. Identifique horas de pico, perguntas frequentes e oportunidades perdidas.
- Transcrições e gravações pesquisáveis
- Classificação automática de motivo e resultado
- Relatórios semanais no seu email
- Exportação para CSV ou ferramentas de BI
Esta semana
Chamadas atendidas
312
Marcações feitas
96
Chamadas por hora
Principais motivos
- Marcações42%
- Horários21%
- Preços14%
- Remarcações11%
E todos os detalhes que fazem a diferença
Saudação personalizada
Receba os clientes com o nome, o tom e o estilo do seu negócio.
Escolha de vozes
Escolha a voz que combina com a sua marca — calorosa, formal ou descontraída.
Multilingue
Português europeu, inglês, espanhol e francês.
Horário de funcionamento
Comportamento diferente em horário, fora de horas e feriados.
Reconhecimento de clientes
Cumprimenta clientes habituais pelo nome, através do CRM.
SMS de seguimento
Envia confirmações, direções e links depois da chamada.
Notificações à equipa
Alertas imediatos de marcações, recados e chamadas urgentes.
Várias localizações
Uma conta, regras e calendários separados por loja ou clínica.
Controlo de gravações
Ative ou desative a gravação e defina a retenção por número.
Proteção contra spam
Chamadas automáticas e spam são filtradas antes de chegarem a alguém.
API e webhooks
Construa sobre a Recepteca com eventos em tempo real.
Passagem para humano
Transfira para qualquer telefone, extensão ou equipa, a qualquer momento.
Ponha todas as funcionalidades a trabalhar esta semana.
Comece pelas chamadas que mais perde — almoço, noites ou fins de semana — e alargue a partir daí.